گوناگون

10 نكته مهم كه مديران براي نوشتن و ارسال e-mail بايد بدانند

e-mail هاي شما نشانگر وضعيت و موقعيت شغلي، عادتهاي كاري، استرس ها و حتي شخصيت شماست. آقاي اونز مي تواند e-mail يك شخص ناشناس را تجزيه و تحليل كند و به شما بگويد كه فرستنده اين e-mail چه موقعيت و مقام شغلي دارد. e-mail هاي مديريتي " سطح بالا " بسيار رسمي هستند و از طرح جزئيات در آنها پرهيز مي شود. استفاده از نقل قولهاي پيش پا افتاده و سبك، صورتهاي خندان و شوخي و لطيفه در سطوح پايين تر مديريت رايج است. در جايي كه بيشتر مكاتبات، براساس وظايف محوله است و ارسال كنندگان e-mail به خود اجازه مي دهند كه از اين مطالب استفاده كنند. e-mail براي مديران امروز يك راه ارتباطي با ارزش و بسيار مهم است، اما اگر با بي دقتي و يا به حدافراط استفاده شود،مي تواند به موقعيت شما به عنوان مدير آسيب برساند. 10 نكته مهم براي كاربرد صحيح و مناسب از e-mail در مديريت به شرح ذيل است: www.farsiedu.com 1.از e-mail به عنوان يكي از چند راه ارتباطي استفاده كنيد نه به عنوان تنها كانال ارتباطي. ارسال e-mail سريع و آسان است، مي توان با استفاده از آن، مباحث را به صورت Document (سند) در آورد. پيغامهاي بسيار فشرده را مي توان با يك بار كليك به هر نقطه از جهان ارسال كرد. اما كاربرد e-mail مي تواند مديران را به سوي اين تفكر نادرست سوق دهد كه مي توانند بر گروههاي بسيار بزرگي از افراد از طريق e-mail مديريت كنند. طبق گفته پروفسور اونز، از e-mail به طور منطقي و آگاهانه استفاده كنيد اما شركت خود را از طريق آن مديريت نكنيد. از طريق e-mail به هر كسي كه نياز داريد، دسترسي نخواهيد داشت و حضور شما احساس نخواهد شد. 2.e-mail هاي خود را تا حد امكان مختصر و مفيد بنويسيد و نگذاريد e-mail ها بسيار بلند و طولاني شود. بدانيد كه e-mail هاي طولاني تر از يك صفحه اغلب فوري خوانده نمي شوند و خواندن آن به آخر وقت اداري يا حتي روز بعد موكول مي شود. بدانيد كه چه زماني بايد ماوس را كنار بگذاريد و خودتان شخصاً ويا با استفاده از تلفن با مخاطب صحبت كنيد. نكته مهم ديگر اين است كه استفاده بيش از حد از e-mail وقت و انرژي شما را به هدر مي دهد. 3.تا حد امكان پيغام هاي خود را رمز گشايي كنيد آنچه را كه واقعاً مد نظرتان است، بنويسيد. با موضوع (Subject) شروع كنيد. تا آنجا كه مي توانيد، مطالب را شفاف و واضح بيان كنيد. اطمينان حاصل كنيد كه نام چه كسي بايد در مقابل " to: " و " cc: " نوشته شود. در مورد آيتم بندي ها و اولويتها دقيق باشيد. يك دگمه جواب (response button) يا مكانيزم ديگري در e-mail خود قرار دهيد تا بدانيد كه آيا فردي پيغام شما را خوانده يا آن را فهميده است. 4.اشخاص را تشويق كنيد كه به e-mail هاي شما با سوالات خود پاسخ دهند. اين كار شبيه به اين است كه شما دفتر كار خود را به روي مردم باز كرده ايد. www.farsiedu.com 5.خشم و غضب خود را براي جلسات و ملاقاتهاي رو در رو قرار دهيد. e-mail هايي كه حاوي انتقاد و مسائل توهين آميز هستند، اغلب موجب خشم و عصبانيت مي شوند. e-mail هاي خشك و رسمي به دليل عدم حضور شخص و حالات صورت او خيلي خشن تر و انتقاد آميزتر به نظر مي آيد. شما بايد احساسات خود را كنترل كنيد و خيلي بهتر است كه جواب اين نوع e-mail ها را شخصاً يا از طريق تلفن بدهيد. 6.از طرح شوخي در e-mail هاي خود بپرهيزيد، سعي كنيد ارسال جوك و تصاوير گرافيكي طنزآميز را به حداقل برسانيد. طرح تصاوير گرافيكي در مواردي كه شما در حال بذله گويي و شوخي هستيد، مناسب است. اما پيغامهاي بيش از حد طنز آلود، كوشش و توان شما را براي نوشتن پيغامهاي جدي كاهش مي دهد. اما در مورد e-mail هاي حاوي شوخي و لطيفه چه كار بايد كرد؟ برخي از شركتهاي بزرگ كاربرد اين e-mail را ممنوع كرده اند. ارسال يا جواب دادن به اين e-mail ها براي كاركنان اين شركتها مي تواند خطرناك باشد. 7.يك buffer ( ميانجي ) 5 دقيقه اي به هنگام ارسال e-mail يا دريافت آن تنظيم كنيد. پروفسور اونز و همكارش آقاي دولان روسن مشاور منابع انساني، براي مديراني كه توانايي پس گرفتن پيغامهاي ضعيف خود را حتي قبل از ارسال دارند، ارزش بسيار زيادي قائل هستند. " استفاده از يك buffer 5 دقيقه اي هيچ لطمه اي به شما نخواهد زد ." شما در Microsoft Outlook مي توانيد ارسال پيغام ها را براي يك زمان مشخص از طريق Rules Wizard به تاخير بيندازيد. اگر به هنگام نوشتن پيغام، عصباني هستيد، قبل از نوشتن e-mail بلند شويد و كمي راه برويد يا كار ديگري انجام دهيد؛ سپس پيغام خود را بنويسيد. 8.براي جواب دادن به e-mail هاي رسيده زودتر از حد معمول كار خود را شروع كنيد يا از ديگران كمك بگيريد. اگر وقت نداريد تا در طول روز به e-mail هاي رسيده به شركت خود پاسخ دهيد، برنامه ريزي كنيد و وقت معيني را به اين كار اختصاص دهيد. مي توانيد برخي از وظايف خود را به ديگران محول كنيد. هيچوقت براي پاسخ دادن به e-mail هاي رسيده دير نيست ، فقط بايد مطمئن شويد كه براي تاخير در جواب دادن به e-mail هاي رسيده توضيح مناسبي داشته باشيد. www.farsiedu.com 9.اگر نمي توانيد يك e-mail را بخوبي بنويسيد، آموزش كافي در اين مورد ببينيد يا حداقل از افراد متبحر در اين زمينه كمك بخواهيد. e-mail نقش مهمي در ارتباطات شما با كاركنان و شركاي شما دارد. واقعاً هيچ دليل موجه و معتبري براي اجتناب از e-mail وجود ندارد. بايد بدانيد كه كاركنان و افراد ديگري كه خارج از محل كار شما هستند و شما را به طور معمول نمي بينند، ممكن است شما را براساس e-mail هايتان قضاوت كنند. 10.از Spell-check و فرهنگ استفاده كنيد. از طرح جملات چاپي و تحريف شده و همچنين جملات كليشه اي در e-mail هاي خود بپرهيزيد. زيرا ممكن است شما را خلاف آنچه هستيد، نشان دهد.